it-diver: Саша Карепина, Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты.

Отличная книга о том, как следует составлять убедительные и понятные письма. Наш литературный редактор высказал критику относительно построения книги - объяснения притянуты к примерам (надо сказать, довольно ярким - чего стоит одно письмо Ваньки Жукова на деревню дедушке), а не наоборот. Возможно, Леша прав. Но книга мне понравилась своей легкостью и в ней я нашел множество своих ошибок. Буду стараться следовать рекомендациям умных людей ;-) Далее привожу несколько полезных выдержек из книги.

Тому, кто читает письмо, удобно сначала понять суть, а потом постепенно наполнять эту суть деталями. Этот принцип действует не только для всего письма, но и для отдельных его предложений. Начиная читать предложение, мы первым делом хотим увидеть картину в целом. Нам важно понять, кто главный герой предложения и что этот герой делает.

Уважаемый Иван Петрович!

После нашего разговора о том, каким классом сотрудникам следует летать в командировку, мне удалось выяснить, что, как ни странно, более выгодным для компании оказывается перелет бизнес–классом. Он позволяет заметно повысить продуктивность командировок, причем без дополнительных затрат.

Летая бизнес–классом, сотрудники могут за время командировки сделать больше, поскольку у них появляется возможность работать не только на месте, но и в полете. В салоне бизнес–класса, в отличие от салона экономического класса, достаточно места между креслами, чтобы установить ноутбук и разложить необходимые бумаги. Также там можно воспользоваться Интернетом для оперативной связи с офисом.

Бизнес–класс позволяет завязывать дополнительные деловые контакты. Этим классом летают руководители компаний – потенциальных клиентов. Во время полета с ними можно познакомиться и обсудить наши коммерческие предложения.

Хотя билет бизнес–класса стоит дороже билета экономического класса, разницу в стоимости покрывает экономия на отелях. Летая бизнес–классом, сотрудники устают меньше, чем при перелете в экономическом классе, и перед встречей с клиентом им не нужно заезжать в отель для отдыха. Соответственно, компания оплачивает меньше ночей в отеле.

Также разницу в стоимости билетов можно компенсировать за счет бонусов, начисляемых авиакомпанией. За перелет бизнес–классом бонусных миль начисляется втрое больше, чем за перелет экономическим классом, и эти средства дают возможность оплачивать гостиницу или покупаемые в дальнейшем авиабилеты.

Таким образом, полеты бизнес–классом оказываются не так дороги, как можно предположить, и дают нашему предприятию существенные преимущества.

Допустим, на наше желание адресат отвечает «нет». Что тогда выбирать – проблему или возможность? Обычно на тренингах мне говорят: «Выбираем возможность! Надо мыслить позитивно».

В ответ я спрашиваю участников, какое из следующих сообщений их больше волнует:

вам понизят зарплату;
вам не повысят зарплату.

Большинству из нас больнее потерять то, что уже есть, чем не получить то, чего пока нет. Не решить проблему – значит потерять то, что есть. Упустить возможность – значит не получить то, чего нет. Поэтому письмо, начинающееся с проблемы, привлекает больше внимания.